档案最基本的功能就是真实地记录个人的履历，这项工作由单位的人事专员按照国家和单位的规章制度进行，如学生的成绩、员工的职称、工资的等级等，便于个人在异动时下一个单位作为参考和依据。依照国家档案法规定：“涂改、伪造档案的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任”。由此可见，档案是不能私自随意修改的。

但是，如果档案记录过程中出现了错误怎么办呢？难道不能改正吗？当然不是，档案记录如果出现错误，还是可以进行更正和调整，但是需要符合相关规定和手续。档案的具体更正程序需要这几步。第一，提出变更申请；第二，有关部门核准；第三、携带证明文件办理；第四、变更完成。

第一、提出变更申请

如果个人需要变更档案，首先需要提出申请，说明根正档案的原因和正当合理的变更要求，如：更正姓名或出生日期等。

第二、有关部门核准

收到当事人变更档案的申请后，人事部门会进行核实是否属于可以变更档案的范畴，如果能够进行变更，则会通知你准备证明材料。

第三、携带证明文件办理

对于需要变更的档案，要分别找有关部门提供证明材料，如：个人变更姓名需要申请书、户口簿、居民身份证、监护人的签字书、派出所、街道办事处、村委会的证明等；个人变更出生日期需要申请书、户口簿、居民身份证、出生证、单位证明等；单位如果要变更员工的个人档案则需要单位正式的变更文件等。

第四、变更完成

单位人事根据证明材料和文件对档案进行变更或调整，今后的的个人档案就按新的档案资料进行移交和传递，新单位会按新的档案进行审核。

档案的变更不是大笔一挥就可以完成的，也不是突发奇想，随心所欲想怎么改就怎么改，更不是为了掩人耳目或避免追查使用无痕涂改液等方式进行修改，只有符合档案正常更正的规定和要求，得到了相关部门的审核和同意后，人事部门对档案进行的更正和调整，才是档案真正意义上的无痕修改，其他任何方式的修改均是不符合规定和非法的行为。

本文【档案修改流程及合法手续指南】由作者：原宿 原创发布于升职猫档案，未经作者许可，禁止转载。